Professioneel

Wanneer de bestaande chip niet meer leesbaar is moet de dierenarts een nieuwe chip plaatsen. Bij deze gelegenheid moet door de dierenarts het document “Vervanging paspoort” worden ingevuld en moet hij een nieuw paspoort geven aan de verantwoordelijke van de hond. Om te vermijden dat dezelfde hond twee maal wordt geregistreerd en dus twee honden op naam van dezelfde verantwoordelijke komen te staan, moet door de dierenarts op het document “Vervanging paspoort” eveneens het nummer van de oude chip worden vermeld en het vakje “onleesbaar” worden aangevinkt. In dit geval zal voor deze hond, door DogID, het nieuwe chipnummer als primaire identificatie worden geregistreerd (verschijnt op de web site). Het oude chipnummer blijft geregistreerd en kan in de geschiedenis van de hond terug worden gevonden. Indien de dierenarts het oude nummer niet vermeld wordt door DogID een tweede registratie in de database gecreëerd (er is geen mogelijkheid om de twee chipnummers te linken zonder de informatie van de dierenarts).

Wanneer de witte kaart wordt gebruikt voor het melden van een wijziging van verantwoordelijk van de hond, wordt deze wijziging onmiddellijk uitgevoerd. Wanneer deze witte kaart niet meer in het bezit is kan een wijziging van verantwoordelijke eveneens op volgende wijze aan DogID worden gemeld:

• Schriftelijke, gedateerde en door de actuele en nieuwe verantwoordelijke ondertekende aanvraag of een schriftelijke aanvraag met het garantiecertificaat.
• De wijziging van verantwoordelijk (behalve deze van een asiel – zie hieronder) kan via de dierenarts of nieuwe verantwoordelijke worden aangevraagd. Na ontvangst van de aanvraag wordt door DogID een bericht naar de actuele verantwoordelijke verstuurd. Zonder ondertekend en gedateerd tegenbericht van deze laatste wordt, na een wachttijd van 15 werkdagen, de wijziging uitgevoerd.
• Een aanvraag voor wijziging van verantwoordelijke via een asiel (hond binnenkomend of buitengaand) wordt onmiddellijk uitgevoerd indien deze aanvraag wordt bevestigd door het 9ZE document met het HK nummer van het asiel of de witte kaart wanneer het een buitengaande hond betreft welke al op naam van het asiel was geïdentificeerd.
• Een aanvraag voor wijziging van verantwoordelijke via een kweker met een HK-nummer wordt onmiddellijk uitgevoerd wanneer het een buitengaande hond betreft en indien de aanvraag wordt bevestigd door een schriftelijk bericht (mail, fax) met vermelding van het HK nummer of ondertekend garantiecertificaat. Indien de hond opnieuw bij de kweker binnenkomt, moet de klassieke procedure voor de wijziging van verantwoordelijke (met brief naar de actuele verantwoordelijke) worden toegepast.

De actuele verantwoordelijke (verkoper…) is altijd verantwoordelijk voor het melden, aan DogID, via de witte kaart, van wijzigingen i.v.m. adres, verantwoordelijke of sterfte van de hond.

Een bestelling van documenten kan gebeuren door een papieren bestelbon naar PB 20000 van DogID te sturen, of online, via onze web site www.dogid.be De bestelbon kan via onze web site worden gedownload. Bij het gebruik van de papieren bestelbon is het belangrijk dat alle gevraagde gegevens volledig en correct worden ingevuld. Bij de betaling moet het precieze bedrag worden overgeschreven en dient, als referentie, uw ordenummer voorafgegaan door een ‘F’ of ‘N’ te worden ingevuld. Een correct en volledig ordenummer is essentieel bij de automatische verwerking van uw bestelling en betaling. Het ontbreken of onvolledige gegevens leiden onvermijdelijk tot vertraging of onmogelijkheid om de bestelling te verwerken. Documenten kunnen eveneens online via onze website worden besteld en betaald met Visa, Mastercard, Bancontact of overschrijving. Aangezien de verwerking van de gegevens en de betaling volledig automatisch gebeuren raden wij aan om deze methode te gebruiken. Het is de snelste wijze en het vermijdt vertraging wegens het ontbreken of onvolledige gegevens.

Het nieuwe KB van 25 april 2014 voorziet in het gebruik van een document “Vervanging paspoort” voor de uitgifte van duplicaten van paspoorten door de dierenartsen. Deze procedure is tevens van toepassing voor de honden welke voor 7 juni 2004 zijn geregistreerd.

Bij de bestelling van de documenten voor de registratie en identificatie van honden kunnen de gewenste gegevens voor de factuur en het document voor de heffing van de regionale taks, verschillen van de gegevens van de dierenarts die de documenten bestelt. Het adres en de gegevens voor de factuur en het document voor de heffing van de regionale taks kunnen op de besteldocumenten worden aangepast. De verrekening zal dus gebeuren met deze gegevens en niet meer met deze van de dierenarts die de bestelling onder zijn naam heeft geplaatst.

DogID moet de traceerbaarheid verzekeren van de documenten voor de registratie en de identificatie van honden. Het is mogelijk aan deze eis te beantwoorden in het kader van de registratie van « groepen » (concept dat juridische entiteiten omschrijft - bedrijven, …- of andere) bij DogID. Indien u in een groepspraktijk werkt of indien u een samenwerking met één van uw andere collega’s wenst te signaleren (vereniging of iedere andere vorm van samenwerking), vragen wij u schriftelijk (mail, fax, brief) de ordenummers, die van deze « groep » deel uitmaken, bij DogID te melden. Wij registreren dan deze groep en alle wijzigingen die u ons meldt (toetreding of terugtrekking van een groepslid). Het voordeel hiervan is dat de documenten voor de registratie en identificatie van de honden door de leden van de groep onderling kunnen worden gebruikt (en niet enkel meer in relatie met de dierenarts die de bestelling onder zijn naam heeft geplaatst).