Questions fréquemment posées
Selon la réglementation en vigueur, un adoptant ou un nouveau responsable ne peut pas être enregistré directement lors de l’enregistrement initial ou du pré-enregistrement d’un chien. Cela s’applique aussi bien aux éleveurs agréés, aux refuges qu’aux chiens enregistrés par un vétérinaire.
Le chien doit d’abord être enregistré au nom de la personne responsable qui effectue l’enregistrement. Ce n’est qu’une fois l’enregistrement entièrement traité qu’un changement de responsable peut être effectué.
Lorsque le nouveau responsable est un particulier, celui-ci doit s’authentifier via eID, itsme® ou MyGov. Ce n’est qu’après cette authentification que la responsabilité du chien peut être transférée au nouveau responsable.
Lorsque le certificat définitif d’identification et d’enregistrement est encore disponible, cette procédure est toujours à privilégier. Ce certificat constitue en effet le document officiel permettant d’apporter des modifications au dossier du chien. Le responsable actuel complète les coordonnées du nouveau responsable sur le certificat et transmet l’original à DogID.
▼ Comment fonctionne une modification de responsable en ligne via un vétérinaire ?Lorsque le certificat définitif d’identification et d’enregistrement n’est pas disponible ou lorsque les deux parties ne peuvent pas être présentes en même temps, un vétérinaire agréé peut introduire une demande de modification de responsable via son compte DogID.
Le vétérinaire se rend dans l’onglet « Modifier » et sélectionne l’option « Changer de responsable ». Le nouveau responsable doit être présent et s’authentifier via eID, itsme® ou MyGov. Cette authentification permet de récupérer et de vérifier automatiquement les données personnelles afin que le chien soit enregistré auprès du responsable correct. Après l’introduction de la demande, DogID contacte le responsable actuel afin qu’il puisse approuver ou refuser la modification. En cas de transfert vers un éleveur agréé, le vétérinaire enregistre le numéro d’agrément de l’éleveur.
▼ Une modification peut-elle également être demandée directement auprès de DogID ?Oui. Un particulier, un vétérinaire ou un tiers peut transmettre directement une demande à DogID.
Cette procédure n’est recommandée que lorsqu’une demande via la plateforme en ligne DogID n’est pas possible. Une demande en ligne via un vétérinaire est à privilégier, car le nouveau responsable peut s’authentifier via eID, itsme® ou MyGov, ce qui permet une vérification automatique des données personnelles.
▼ Comment le responsable actuel est-il informé ? Le responsable actuel est toujours informé de la demande.Le responsable actuel est toujours informé de la demande.
- Si une adresse e-mail est connue, il ou elle reçoit d’abord un e-mail.
- Si aucune réaction n’est enregistrée dans les 48 heures, une lettre recommandée est envoyée à l’adresse connue.
- Si aucune adresse e-mail n’est connue, une lettre recommandée est envoyée immédiatement.
Via l’e-mail ou la lettre recommandée, le responsable actuel peut consulter, approuver ou refuser la demande.
▼ Quelles informations le responsable actuel reçoit-il ?Pour des raisons de protection de la vie privée (RGPD), les données du nouveau responsable ne sont pas communiquées au responsable actuel.
Dans le cas d’une demande introduite par un vétérinaire, l’identité du demandeur et du vétérinaire n’est pas non plus communiquée.
▼ Comment le responsable actuel peut-il approuver ou refuser la demande ?a { text-decoration: none; color: #464feb; } tr th, tr td { border: 1px solid #e6e6e6; } tr th { background-color: #f5f5f5; }
Le responsable actuel reçoit un e-mail contenant un lien ou une lettre contenant un code QR lui permettant de consulter la demande.
Pour consulter, approuver ou refuser la demande, le responsable actuel doit s’authentifier et être associé au chien dans la base de données DogID.
La demande peut être approuvée ou refusée directement via le lien ou le code QR.
Un refus peut également être communiqué à DogID au moyen d’un écrit motivé et signé envoyé dans le délai prévu par e-mail ou par courrier.
▼ Que se passe-t-il après l’introduction de la demande ?Le responsable actuel dispose de 21 jours à compter de la date de la demande pour approuver ou refuser la modification.
- En cas d’approbation, la modification est effectuée et le nouveau responsable reçoit par courrier un nouveau certificat définitif d’identification et d’enregistrement.
- En cas de refus, le nouveau responsable est informé que la demande a été refusée. DogID ne peut pas intervenir dans un litige entre les parties concernées.
- Si aucune réaction n’est enregistrée dans les 21 jours, la modification est automatiquement effectuée et le nouveau responsable reçoit par courrier un nouveau certificat définitif d’identification et d’enregistrement.
Si la puce du chien n’est plus lisible, le vétérinaire placera une nouvelle puce.
Le vétérinaire signalera ce changement à DogID et enregistrera la nouvelle identification.
Le responsable recevra ensuite un nouveau passeport ainsi qu’un nouveau certificat d’enregistrement définitif, accompagné d’un autocollant à apposer dans le passeport.
Le nouveau numéro de puce sera enregistré comme identification principale du chien, tandis que l’ancien numéro restera conservé dans l’historique d’enregistrement et restera toujours consultable.
Le responsable actuellement enregistré dans la base de données comme étant le responsable du chien est toujours tenu de signaler toute modification comme un changement d’adresse, un changement de responsable ou le décès du chien à DogID, soit via l’application en ligne, soit à l’aide du document officiel.
Les professionnels qui effectuent des enregistrements à l’aide de documents papier peuvent commander de nouveaux documents de deux manières.
Via la boutique en ligne
Les documents d’enregistrement peuvent être commandés directement via la boutique en ligne DogID. Cette méthode permet un traitement plus rapide de la commande et du paiement.
Via un bon de commande papier
Les documents d’enregistrement peuvent également être commandés à l’aide d’un bon de commande papier, disponible sur le site web de DogID.
Il est important de compléter correctement et intégralement toutes les informations demandées.
En cas de paiement par virement, veuillez :
- virer le montant exact ;
mentionner le numéro de commande complet en communication, précédé de la lettre « F » ou « N ».
Un numéro de commande correct est indispensable pour le traitement automatique de votre commande et de votre paiement. Des informations incomplètes ou erronées peuvent entraîner des retards dans le traitement de votre demande.
Effectuez-vous déjà vos enregistrements en ligne ?
Les professionnels qui réalisent leurs enregistrements en ligne peuvent acheter des tokens via leur compte DogID.
Les tokens destinés aux enregistrements en ligne sont plus avantageux que les documents papier. De plus, les enregistrements en ligne sont traités plus rapidement et réduisent le risque d’erreurs administratives.
Conformément à l'Arrêté royal du 25 avril 2014, la délivrance d'un duplicata de passeport doit être enregistrée par un vétérinaire agréé. Cette procédure s'applique également aux chiens enregistrés avant le 7 juin 2004.
Le vétérinaire peut enregistrer le remplacement du passeport de deux manières :
En ligne : via l'onglet « Remplacement du passeport » dans son compte DogID.
Au moyen du formulaire « Remplacement du passeport » : ce formulaire peut être téléchargé sur le site professionnel de DogID : https://www.dogid.be/fr/professionnel
Important : seul un vétérinaire agréé est autorisé à délivrer un nouveau passeport européen. En cas de pose d'une nouvelle puce électronique, l'ancienne puce reste enregistrée dans la base de données comme illisible, tandis que la nouvelle puce est enregistrée comme moyen d'identification valide du chien.
Lors des commandes de documents d’enregistrement et d’identification des chiens, les coordonnées souhaitées sur la facture et le document de perception de la taxe régionale, peuvent différer des coordonnées du vétérinaire qui commande les documents. L'adresse et les coordonnées de la facture et le document de perception de la taxe régionale peuvent être adaptées sur les documents de commande. La facture et le document de perception de la taxe seront alors établis sur base de ces autres coordonnées et non plus sur base de celles du vétérinaire qui aura passé la commande en son nom.
DogID doit assurer la traçabilité des documents d’enregistrement et d’identification des chiens. Il est possible de répondre à cette exigence dans le cadre de l’enregistrement de « groupes » (concept qui englobe les associations de type juridiques - sociétés,…- ou autres) auprès de DogID. Si vous travaillez dans le cadre d’un cabinet vétérinaire ou si vous souhaitez signaler un lien avec un autre de vos collègues (association ou toute autre forme de mise en commun), il vous est demandé de signaler par écrit (par mail, fax, lettre) à DogID les numéros d’ordre qui composent ce « groupe ». Nous enregistrerons dès lors ce groupe et toutes les modifications que vous nous signalerez (ajout ou retrait d’un membre du groupe). L’avantage de ceci est que les documents d’enregistrement et d’identification des chiens pourront être utilisés indifféremment par les membres du groupe (et non plus en liaison avec le seul vétérinaire qui aura passé la commande en son nom).